Электронный архив документов | для рукастых seohits.ru

В последние годы все больше компаний решают создать у себя электронный архив. В этой статье мы поговорим о том, что это такое, зачем он нужен, где его заказать и можно ли полностью перейти на электронный документооборот.

Что такое электронный архив?

Электронным архивом называют организация хранения документов в электронном виде. Он подразумевает не только их учет, но и разнообразные возможности работы: поиск, отслеживание изменений, контроль доступа и многое другое.

Для того, чтобы организовать электронный архив проводят сканирование всех документов, загружают их в специально разработанное программное обеспечение и настраивают его под работу конкретной компании.

Можно ли отказаться от бумажных документов?

В настоящий момент в России по закону полностью перейти на электронный документооборот и отказаться от бумажных носителей нельзя. Однако это вовсе не означает, что электронный архив из-за этого теряет актуальность.

Он дарит множество возможностей и преимуществ, о которых мы поговорим ниже.

Преимущества электронного архива

Создание электронного архива обладает следующими преимуществами:

отказ от использования подлинников бумажных документов для решения оперативных задач, что существенно продлевает срок их сохранности и препятствует физическому износу;
повышение скорости решения задач — поиск электронного документа занимает всего несколько секунд, тогда как чтобы получить бумажный требуется от нескольких часов до нескольких дней;
снижение трудозатрат при решении тех или иных задач — сотрудник имеет доступ ко всем бумагам прямо на своем компьютере;
возможность работы с бумагами, находящимися вне офиса, в том числе на внеофисном хранении;
возможность одновременной работы нескольких сотрудников с одним документом;
доступ даже к тем материалам, которые утрачены на физическом носителе;
удобное распределение прав доступа — никто из тех, кто не должен получить доступ к сведениям, не получит его.

Как создать электронный архив?

Удобнее всего обратиться за этой услугой к компаниям, оказывающим архивную деятельность. Они быстро проведут всю необходимую подготовку, а также помогут вам подключиться к лицензионным программам на выгодных условиях.

Например, петербургская компания «Первый Городской Архив» предлагает данную услугу. В нее входит:

сканирование документов любого формата и объема;
создание конкретной программы для вашей компании на базе ПО Atlas Soft для создания электронного архива документов.

Источник — http://pga-spb.ru.